Claves para la (correcta) selección de Proveedores

Photo by Héctor J. Rivas on Unsplash

El proceso de selección de proveedores forma parte del proceso de compra, dentro de la fase más previa del proceso, que no necesariamente va a ser en el momento de la compra sino (se recomienda) en el momento de previsión de la necesidad en el futuro. La selección de proveedor va a condicionar todas las fases futuras del ciclo de vida del producto. Es tan importante la correcta selección de un proveedor que una mala selección de proveedores puede llevarnos a un desenlace trágico en la cadena de suministro en el peor de los casos. Al final de todo, se trata de evaluar los riesgos potenciales en la empresa lo antes posible en la toma de contacto con los potenciales suministradores.

Hemos de partir del planteamiento de que los proveedores no conocen nada de nosotros, nuestras prácticas, requerimientos o productos entre otros aspectos de nuestra empresa. Es el momento de conocerse y aceptarse. Metafóricamente es como una fase previa de un futuro matrimonio donde se establecen las condiciones de la relación. 

El primer punto importante en la selección de proveedores es definir los requerimientos. Así pues, cuando acudimos al mercado tenemos que tener claras las necesidades de compra, es decir qué hay que comprar qué fechas, qué productos, qué tecnologías, cuándo, cuántas veces, etc.., esta información se nos viene proporcionada por la empresa o parte de nuestra propia estrategia de compra. Sabiendo lo que queremos comprar, en qué mercados y qué productos, podemos avanzar internamente definiendo los requerimientos de compra. La llamada especificación de compra , donde matizaremos un producto y/o servicio con las condiciones  específicas; si es un proyecto, si es una compra puntual o seguida, si hay que cumplir alguna normativa, si es necesario especificar el producto, aspectos de fabricación, embalaje, condiciones de envío, etc.. Un pliego de condiciones, especificación, plano, etc.. 

Con toda esta información el comprador o compradora con esta información realizará un estudio de mercado, consultará fuentes de confianza, analizará propuestas del pasado para crear la Lista de proveedores potenciales Larga, esta lista se reducirá con un proceso de pre-selección de provedores, según normalmente el criterio de la empresa. Existen según sectores e industrias diferentes pre-requisitos (normativas y referenciales, certificaciones, etc..) que inhabilitan la introducción de ciertos proveedores. Es muy importante el concepto de la lista larga y la lista corta. El transfondo que hay es la idea de poder generar competición entre proveedores. Tan importante como el concepto es el punto de corte. ¿Cuándo pasar como comprador/a a una lista corta? ¿antes o después de ofertar? Diferentes empresas e incluso diferentes comprador@s tienen diferentes opiniones. El único matiz que se puede dar es que por un lado la posibilidad de competir nos dará siempre ventaja competitiva y que por otro lado debemos generar internamente consciencia de alternativas en la empresa, sobretodo en empresas que trabajan “eternamente” con los mismos proveedores. Lo importante es que las dos empresas sean conscientes de la situación en la que están y no hacer falsas promesas.

A continuación se ha de proceder al proceso de selección de proveedores en sí, que puede incluir varias visitas a proveedor, reuniones en nuestra empresa, etc.. importante aquí es involucrar al resto de departamentos clave en la empresa (Marketing/cliente, técnico, calidad, Supply Chain, etc..). No solo ayuda tomar la decisión de selección en un equipo multidisciplinar, relajando la presión sobre compras si luego las cosas van mal, sino que aprendemos realmente las prioridades de nuestra empresa (nivel tecnológico, producto o cliente) y sabemos transmitirlas correctamente a los proveedores que se alineen así con nuestra empresa. 

Finalmente es importante en este proceso de selección firmar todos los contratos estándares genéricos de modo que se aprecie tanto el interés del proveedor en trabajar con nosotros como la predisposición a firmarlos. Esta predisposición será un avance de las futuras relaciones. Proveedores que discutan muchas cláusulas o nos hagan por ejemplo firmar sus condiciones de compras en vez de las nuestras nos marcarán igual la agenda en las negociaciones o discutirán/obstaculizarán eventualmente actividades importantes del proyecto o de la compra.

Para terminar debe existir una evidencia o documento firmado en la empresa con los datos del proveedor, fecha de la homologación / introducción / validación… del proveedor firmada tanto por las personas responsables de la introducción (comprador, category manager, etc..) como la dirección de compras asumiendo cada parte su responsabilidad en dicha introducción. La documentación se archivará (contratos, auditorías, datos empresa, etc..) mínimo los años que estipulen las regulaciones del sector o los procedimientos internos de la empresa.

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