El Procedimiento de evaluación de Proveedores.

Vamos a analizar en este Post un esquema de cómo debemos evaluar a nuestros proveedores. Tenemos que tener inicialmente un buen análisis del A/B/C de compras. Se entiende por el A/B/C de compras la clasificación de nuestros proveedores en función de su volumen de compras, a qué proveedor compramos más: Normalmente el A son pocos proveedores que nos dan el 80% del volumen, el B son más proveedores que nos dan el 10% y el C son muchos proveedores con poco volumen que nos da el otro 10%. Podemos jugar a adaptar dónde se corta el B y C pero lo que sí que tenemos que tener claro es normalmente los C tienden a desaparecer, se tiende a largo plazo a consolidar los volúmenes de compras.

Con lo que el A/B/C de compras tiene sentido siempre dentro de una estrategia de compras y en el marco de reducción y consolidación de proveedores. Por ello también tiene sentido el evaluarlos y después los que tengan poco volumen y mal servicio rápidamente cambiarlos.

Una vez preparada la Lista de proveedores debemos escoger los indicadores, ya sea por ejemplo fidelidad en las entregas, en cantidad y tiempo, calidad del producto entregado, etc..  Muchas empresas ven el proceso de definición e implementación de un sistema de evaluación de proveedores como algo costoso en dinero y tiempo. Pero no lo es, si bien una mala definición de indicadores o problemas en la extracción de datos puede llevar el proceso al abismo y fallida del proyecto.  por eso, es clave definir buenos indicadores que nos ayuden a poder tener una visión global del proveedor 360 en todos los aspectos de entrega y servicio. 

Deberemos clasificar indicadores en los basados en datos más objetivos (hard facts) y los más subjetivos (soft facts). Datos objetivos por ejemplo son  calidad, logística, compras y datos subjetivos son por ejemplo, cooperación, ética, etc.. Si bien siempre intentaremos que todo el proceso en sí sea lo más cuantificable y objetivo posible. Por ejemplo, podríamos medir en un indicador el tiempo que tarda en entregar desde que se confirma el pedido el día de la entrega hasta que es entregado. Otro indicador podría ser % de productos no entregados en cada entrega (comúnmente conocido como “on time quantity”). Existen incluso indicadores internos como por ejemplo, el tiempo desde que se crea un pedido hasta que se autoriza, evidentemente, es un indicador de eficiencia de la función. Pero cada vez más las empresas utilizan la gestión de indicadores y evaluación para uso interno.

El siguiente paso es establecer los objetivos. Cada empresa define sus objetivos de calidad, servicio o compra. Y sobretodo cada empresa define qué es aceptable, qué es mediocre o qué es bueno. Quiero tener por ejemplo un 1% máximo de retraso en las entregas, quiero tener un 99% de eficiencia en los envíos, que el albarán cumpla con lo enviado. A la vez que la definición de objetivos hay que tener una visión de cómo conseguirlos. Qué queremos conseguir, pero también el cuándo y en cuántas fases.

Posteriormente definiremos las herramientas para medir estos indicadores, de dónde sacar los datos y la frecuencia de la medida, mensual por ejemplo. Así pues en las empresas en general y en mi opinión es importante reaccionar al momento que se dispone de datos e interpretan y y tomar acciones apropiadas durante este proceso. Así pues siempre he sido partidario de acudir a mis superiores con soluciones o bien en marcha o bien planificadas si requieren su supervisión o autorización pero nunca con problemáticas .

Finalmente se ha de crear un plan de acciones concretas y consecuentemente reuniones planificadas y periódicas con proveedor. También se ha de definir con qué frecuencia informaremos a los proveedores de los resultados. Por último, considero que es importante que en la empresa haya una total alineación con el departamento de desarrollo de proveedores a la hora de definir un plan de mejora a corto, medio y largo plazo.

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