Cela fait déjà quelques mois que je souhaitais  faire un article sur les audits de processus. Chacun  sait le pouvoir qu’exercent les audits de processus dans l’amélioration des systèmes de fabrication des fournisseurs (internes ou externes). Mais souvent, les conseillers en audit ne prêtent pas souvent attention aux détails, lesquels, s’ils ne sont pris en considération, provoquent un échec complet de l’audit. Voici mes recommandations sur ce qu’il faut faire et ne pas faire lors des audits de processus aux fournisseurs en dix points:

1.- Le premier point est évident, bien qu’un nombre important  de personnes ne le prennent pas en consideration: une bonne préparation est indispensable. A cet effet, il faut demander à votre fournisseur son  analyse des risques (AMDEC), son plan de surveillance, son diagramme de flux de processus et les autres documents importants pour l’audit, parce que cela nous donnera  le niveau de qualité du fournisseur.

2.- Le deuxième point est d’avoir une raison de faire l’audit. Un plan d’audit est nécessaire  dans votre entreprise. Celui-ci présentera une liste des audits accompagnée de leurs priorités au niveau de  leur réalisation. Posez-vous les questions suivantes:  pourquoi voulez-vous évaluer  un fournisseur ? Avez-vous un nouveau projet? Etes-vous en train  d’analyser des entreprises potentielles? Rencontrez-vous des problèmes de qualité ou de capacité dans votre usine?

3.- Le troisième point est de faire ou de ne pas faire (en plus) un “VDA  6.3 Potential Analysis” ou  système  FIEV français, qui fait une évaluation complète  de l’entreprise . Pour ceux qui connaissent ce système , c’est une visite fondée sur un questionnaire initial spécialement développé  dans l’industrie automobile, bien que d’autres industries aient  des formats similaires. La théorie voudrait qu’un nouveau projet soit nécessaire pour faire l’analyse potentielle, mais vous pouvez  la faire aussi dans le cas où vous vous posez des questions concernants la technologie utilisée par le fournisseur, sa  façon de travailler ou ses processus de fabrication.  L’analyse potentielle est un bon outil de sélection des fournisseurs.

4.- Le quatrième point est la visite chez le fournisseur: il ne faut pas y aller seul.  Faites-vous accompagner  par votre acheteur ou un second expert en audit. Deux avis valent mieux qu’un seul.

5.-Le cinquième point est : ne vous fiez pas à  la première impression. Combien de fois sommes-nous entrés dans une usine et immédiatement avons-nous classé tel fournisseur comme A, B ou C tout suite. Il faut faire le questionnaire complet et faire confiance aux résultats réels.

6.- Le sixième point est de ne pas limiter les vérifications nécessaires à faire aux seuls documents de contrôle. Soyez actif (professionnel) et utilisez vos propres connaissances techniques afin d’améliorer les processus présentés par le fournisseur qui appréciera votre aide et vous présentera, lorsqu’il reviendra vers vous, un produit de meilleure qualité.

7.- Le septième point est particulièrement important puisqu’il s’agit de faire connaître (faire part des résultats) les résultats obtenus (A/ B/ C/ valeur –évaluation ?-) à partir d’un débat qui restera ouvert et sera fondé sur vos appréciations (déjà évoquées lors de votre visite). Il ne s’agit pas, pour vous, de détailler le questionnaire : c’est vous qui faites l’audit et vos critères d’évaluation doivent être respectés et non remis en question par le fournisseur.

8.- Le huitième point est d’éviter que les critiques soient seulement négatives lorsque vous conclurez l’audit. Vous donnerez votre avis à la fois sur les points forts et les points faibles, toujours avec courtoisie. Votre visite a sûrement modifié le quotidien de la vie de l’entreprise dont certains responsables pourront être plus tendus et susceptibles suite à la présence d’une personne extérieure pendant deux jours. N’oubliez jamais que votre objectif est d’établir des relations à long terme avec les fournisseurs potentiels.

9.- Le neuvième point consiste à ne pas relâcher votre vigilance, car votre but est de permettre le développement des processus industriels du fournisseur. Ce qui implique de votre part un soutien vis-à-vis de celui-ci et d’éventuelles visites plus ciblées de son entreprise seront peut-être nécessaires.

10.- Ce dernier point est de suivre et respecter votre stratégie d’achat, soit se concentrer sur les quantités (les volumes ?) d’achat, sur la stratégie (de vente ?) des produits… Il est inutile de vous rendre chez le fournisseur si cette visite n’apporte rien de plus à votre propre entreprise.

Publié par miguelbrinesconsulting.com