Traduction du post Some tips to optimize your productivity in your agenda no matter your activity or stress level.

Combien de fois avez-vous écouté, combien les gens sont stressés et ont des difficultés à remplir et respecter leur agenda au travail. Je veux donner un message positif à tout le monde : il est possible d’avoir une position importante dans une entreprise, avoir un agenda complet et pouvoir assurer tous ses rendez-vous de la semaine. Ce poste est sur la productivité.

Le point clé à mon avis n’est pas forcément d’être une personne programmée (c’est favorable, ça aide), sinon d’utiliser les bons “gadgets”: Il faut en avoir seulement deux importants: votre agenda dans le mail corporative (Lotus Notes, Groupwise, Outlook,…) et le plus important votre agenda physique (en papier).

Achetez un agenda avec les numéros des semaines (sem 23, 35, etc..), et aussi où l’on peut voir les jours et les semaines au complet. Ça aide à visualiser le nombre de rendez-vous et surtout le niveau de saturation des jours pendant la semaine. Validez et comparez de temps en temps l’agenda digital et l’électronique.

Écrire avec un crayon est important, il est souvent nécessaire de changer les rendez vous. Mais pourquoi un agenda de papier? il est bien connu que le cerveau humain mémorise de meilleure façon les choses écrites à la main que les notes par email (pour l’acte réflexe d’écrire et lire à la fois).

L’Autre question est, pourquoi avoir deux agendas? pour combiner ensemble le meilleur de ces deux mondes: le digital et l’analogique. Un exemple digital: J’ai appris d’une collègue de travail, Carme Giralt, comment faire un rapport de réunion pendant cette même réunion, et de l’envoyer automatiquement par email juste à la fin avec la nouvelle convocation de la prochaine réunion: C’est de la productivité ! Par ailleurs, on travaille toujours en conférences téléphoniques, pour ça je vous recommande de prendre l’initiative, d’organiser les réunions, d’ajouter à l’email d’invitation votre numéro de téléphone de conférence et d’être le leader de la réunion pour améliorer la productivité.

Si on parle des conférences téléphoniques, essayez svp d’être toujours à l’heure et démandez aux autres d’en faire autant la même chose, c’est une forme de respect du travail. Il faut apprendre des américains et de leur organisation, vous devez être prêts cinq minutes avant la réunion, vous excuser en arrivant, de votre retard, même pour deux ou trois minutes. Surtout il est important de réorganiser une réunion si vous ou les autres participants ne sont pas là au bout de dix ou quinze minutes.

Chaque jour, la première chose à faire en arriver au travail c’est d’ouvrir son agenda. Moi, je lis mes emails normalement juste en arrivant au travail (environ 07:00), parce que c’est l’unique moment de la journée où je suis tout seul et tranquille dans le bureau. Il est aussi possible de le faire en fin de journée. Mais il est obligatoire de se réserver du temps pour lire les emails de votre agenda. Le truc est de les lire en diagonal et de faire attention aux plus importants. Il est aussi possible de lire le reste pendant le déjeuner ou à un autre moment de la journée. Mais il est obligatoire de programmer du temps spécifique pour lire les emails dans votre agenda. Si vous avez “le typique email du jour” compliqué et important laissez le pour la fin de la journée, mais ne touchez pas à votre agenda!, vous avez planifié ça aujourd’hui et c’est aussi important. Il y a un temps pour tout. Il faut s’en tenir à des réunions.

Les cafés sont programmables, par exemple, laissez vous entre 20-30 minutes entre réunions, à dix heures du matin, pour avoir un petit sandwich ou “break” (ça ne vous fera pas de mal). Ici, c’est une choix personnel, vous pouvez appeler votre partenaire de réunion prochaine et lui démander cinq minutes de rétard pour un café rapide entre les deux réunions. Toujours respectez vos partenaires de réunions.

Dans ma dernière entreprise, quand j’étais Responsable de qualité fournisseurs, j’avais un minimum de 20 à 30 conférences par semaine (programmées ou imprévues), comment faire face à cela? En géneral il y a plusieurs trucs pour améliorer votre productivité:

– Maintenez toujours votre agenda de l’ordinateur actualisé, de forme que si vous êtes très stressé pour parlez avec quelqu’un utilisez la phrase: “j’ai mon agenda actualisé, svp trouvez vous un moment et envoyez moi une convocation de réunion, je veux bien discuter de cette affaire avec vous mais je ne peux pas maintenant”. Toujours écoutez les autres, mais “chaque chose en son temps”.

– Les urgences peuvent être décalées. Imaginez qu’il y a une personne de votre équipe qui a besoin de parler avec vous d’une affaire urgente. La première question: “peut-on parler de cette affaire cet aprés-midi?” Si non programmez avec lui un rendez-vouz pour en parler. Les gens doivent comprendre que vous avez un agenda. Mais si ce n’est pas possible, appelez vos partenaires de la prochaine réunion, expliquez l’urgence et immédiatement réprogrammez le meeting supprimé. Ça vous donnera une crédibilité dans l’entreprise. Le pire qui puisse se passer dans une organisation c’est que le reste de vos collègues ne prennent pas au sérieux vos réunions.

– Ne laissez rien au hazard, programmez votre déjeuner, positivement, c’est à dire, le déjeuner est bon pour votre santé et essayez de respecter tous les jours la même heure sans réunions.

– Apprenez à dire NON. si vous travaillez huit heures par jour, que vous avez de planifiées six où sept heures de réunions, n’en acceptez plus et décalez les nouvelles, on est humain, et ça affecte la qualité de notre travail.

– BBloquez obligatoirement un jour ou deux, complets, par mois, si vous avez besoin de préparer des rapports ou des voyages de travail. Mais les rapportings sont toujours obligatoires !!

– Important: Ne participez pas à tous les réunions. On est invité régulièrement chaque semaine aux mêmes rendez-vous, alors il est conseillé d’envoyer une personne de confiance de votre département pour vous représenter. Pour être un bon chef, il faut déléguer à votre équipe. Par contre présentez vous à ces réunions si necessaire pour aider votre équipe dans des situations importantes. Démandez-vous le premier: dois-je assister à cette réunion? Est-ce qu’il y a quelqu’un de mon département déjà présent à cette réunion? Vous pourriez gagner du temps pour lire vos emails ou faire vos appels urgents. Être responsable du département ne veux pas dire faire tout vous même.

– Respectez vos réunions. Si vous avez programmé une réunion d’une heure, cela signifie que vous pensiez que les questions à traiter justifiaient une heure. Il faudra résumer, canaliser les gens, vérifier les points de l’ordre du jour, dinamiser la réunion pour finir en une heure. S’il y a une discussion ouverte et que vous devez partir à une autre réunion, dites simplement à vos collègues: “Je dois aller à un autre réunion , mais svp informez moi plus tard des résultas”. n’obluiez surtout pas de le démander après.

Finalement, productivité n’est pas synonyme de mille activités à la semaine, sinon donner le meilleur de vous-même pour tout ce que vous faites. Aussi, la productivité c’est accepter uniquement le nombre d’activités , que vos avez le temps de traiter.